O controle do fluxo de caixa de uma empresa é algo importantíssimo. Durante o dia esse controle deve se comportar da seguinte forma: abertura, onde é depositada uma quantia no caixa, geralmente um valor que é usado para troco ou despesas gerais; após isso, é necessário registrar toda a movimentação do caixa; no final do dia, há a conferência dos valores. O resultado de tudo que entrou e saiu deve ser igual ao valor que está no caixa.
Essa parte é chamada de fechamento de caixa e é nela que ocorre a maior parte dos erros. O valor ao final do dia não bate. Isso ocorre, pois, alguma entrada ou saída não foi cadastrada. Por exemplo, um funcionário retira algum valor do caixa e essa movimentação não é cadastrada ou é cadastrada de forma incorreta. Um exemplo muito comum é quando um cliente paga uma conta com cartão de crédito e no caixa é lançado como dinheiro.
Se o fluxo de caixa estiver incorreto, isso gera uma bola de neve, pois, nos próximos dias, o caixa ficará errado. Além disso, voltar para o dia e identificar qual foi o erro é algo muito mais difícil. Logo, o aconselhável é revisar o caixa no dia.
Outro método comum que várias empresas utilizam é deixar sangrias, depósitos, retiradas, entre outros, concentrados em apenas um caixa específico. Esse controle é algo muito complexo e vai melhorando durante a prática ao longo do tempo. Mas, para facilitar todo esse processo, é possível usar alguma ferramenta de auxílio.
O próprio caderno é uma delas, já ultrapassado e antiquado, mas ainda muito usado pelas empresas. As planilhas gratuitas, que pode ser encontradas na Internet, são uma alternativa melhor que o caderno, porém, um pouco mais complicadas de se gerenciar, já que apresentam uma interface não tão intuitiva e agradável ao usuário. Há, ainda, a possibilidade de um software de gestão, que é o mais indicado, já que é algo estruturado e pensado exatamente para auxiliar o usuário a fazer esse controle e evitar erros.