Erros ao administrar as finanças da empresa
A tecnologia tornou o controle das finanças mais fácil para empresas de pequeno porte, mas não eliminou totalmente a possibilidade de erros.
Alguns deles podem ter impacto significativo na saúde financeira de uma empresa.
Confira os principais:
Falta de registro: a inexistência de um controle rígido dos pagamentos feitos e recebidos é um erro que pode ser fatal;
Omissão de informações à contabilidade: a falta de comunicação adequada com o contador pode acarretar erros, multas e sanções;
Planejamento inadequado dos custos: alguns empreendedores ainda fazem esboços de custos muito simplórios, que se revelam distantes da realidade posteriormente. Isso pode ter impacto profundo nas finanças da empresa;
Misturar contas pessoais e da empresa: esse tipo de erro é comum para empresas que estão começando, mas deve ser evitado a todo custo;
Não usar a tecnologia: se você ainda recorre ao papel, está perdendo tempo e, possivelmente, dinheiro;
Não buscar ajuda: nem sempre dá para resolver tudo sozinho. Por isso, se tiver problemas com as finanças da empresa, converse com seu contador.
Depois de conhecer alguns dos principais erros ao cuidar das finanças, que tal descobrir como encarar esses problemas?
Ferramentas para administrar as finanças da empresa
Felizmente, a tecnologia trouxe uma infinidade de ferramentas para poupar tempo e dores de cabeça aos gestores em suas tarefas financeiras diárias.
Aqui estão algumas soluções que podem acelerar o controle do dinheiro:
Planilhas
As planilhas são ótimas ferramentas para gerenciar as finanças de pequenos negócios.
Elas permitem armazenar, compartilhar e atualizar facilmente dados do fluxo de caixa mensal e diário, projeção de receitas, contas a pagar e receber, cotações, custos, entre outros.
A simplicidade dessa ferramenta permite que você acompanhe o progresso da sua empresa com facilidade.
E, dependendo da configuração do seu negócio, dá para implementar funções e integrações que turbinam ainda mais as planilhas.
Uma boa dica é investir nas planilhas online, que podem ser acessadas de qualquer dispositivo, são fáceis de atualizar e contam com recursos poderosos de compartilhamento e colaboração.
Software de gestão financeira
As planilhas são um passo importante, mas talvez você já esteja em uma fase mais avançada, a do software de gestão.
Essa solução é adequada todas empresa ajudando a gerenciar contas a pagar, contas a receber, gerenciamento de caixa e controle de pedidos, por exemplo.
Dependendo do software escolhido, é possível integrá-los a outros aplicativos de negócios, como CRM, folha de pagamento ou sistemas de faturamento de notas fiscais.
Algumas alternativas à disposição são online e integram várias áreas da empresa, passando pela emissão da nota, fluxo de caixa, conciliação bancária, estoque, faturamento e até comunicação direta com a contabilidade.
Se familiarize com conceitos e termos técnicos
Conhecer conceitos e termos técnicos do mundo das finanças é outro passo importante para conseguir tomar decisões acertadas e obter bons resultados no setor.
Para os empresários encarregados em gerenciar de pequenas empresas, é muito comum ter que desempenhar diversos papeis. Isso acaba exigindo o domínio de conceitos de múltiplos setores. Veja a seguir alguns conceitos que você deve dominar para ter um bom desempenho no gerenciamento do setor financeiro.
→ Faturamento
Diz respeito à soma de todos os valores arrecadados por uma empresa através da comercialização dos seus produtos ou serviços. Faturamento é sinônimo de receita bruta.
→ Contas a receber
Montante de capital que os clientes devem para a empresa.
→ Contas a pagar
Montante de capital que a empresa deve a seus fornecedores.
→ Ativos
Os ativos são basicamente tudo que uma empresa possui, o que vai desde os ativos tangíveis que são os equipamentos, a estrutura física, o dinheiro em caixa, entre outros, até os ativos intangíveis como direitos autorais, patentes, valor da marca etc.
→ Passivos
São as dívidas que a empresa tem responsabilidade em liquidar no curto, médio ou longo prazo.
→ Balanço Patrimonial
O balanço patrimonial mostra a situação financeira da empresa, o que inclui os ativos, passivos e o patrimônio líquido.
→ Demonstração do resultado do exercício
É um relatório que lista as receitas, despesas e o lucro líquido de um determinado período.
→ Depreciação
A depreciação é a diminuição do valor de um ativo imobilizado (veículos, máquinas, imóveis, equipamentos, instalações etc.) ao longo do tempo decorrente do desgaste ou da obsolescência. A taxa de depreciação de computadores, por exemplo, é de 20% ao ano. Isso quer dizer que este tipo de ativo perde 20% do seu valor a cada ano que passa. E que no final de 5 anos, é provável que ele tenha que ser substituído.
→ Despesas fixas
São despesas que não são afetadas pela flutuação das vendas ou do volume de produção, por exemplo o aluguel, os salários etc.
→ Despesas variáveis
Estão vinculadas ao processo produtivo da empresa e variam conforme as diminuições ou aumento das vendas. Podem ser considerados custos variados a energia elétrica matéria-prima, comissões de vendedores etc.
→ Despesas acumuladas
São despesas declaradas, mas que ainda não foram pagas.
→ Investimento
Valor que será despendido com uma expectativa de lucro futura como por exemplo, compra de máquinas e equipamentos, ampliação da estrutura física etc.
→ Fluxo de caixa
É um instrumento que permite acompanhar a movimentação financeira da empresa em um determinado período.
→ Capital de giro
Capital necessário para financiar as principais operações da empresa, como as despesas operacionais, aquisições de matéria-prima, financiamento de clientes em compras feitas no prazo etc.
Conclusão: a importância da gestão financeira dentro da empresa
Dar ao departamento financeiro a devida importância, enxergando o gerenciamento das finanças como algo estratégico para a empresa e não apenas como o setor encarregado dos cálculos e pagamentos pode elevar seu negócio a outro patamar.