Erros ao administrar as finanças da empresa
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A tecnologia tornou o controle das finanças mais fácil para empresas de pequeno porte, mas não eliminou totalmente a possibilidade de erros.
Alguns deles podem ter impacto significativo na saúde financeira de uma empresa.
Confira os principais:
Falta de registro: a inexistência de um controle rígido dos pagamentos feitos e recebidos é um erro que pode ser fatal;
Omissão de informações à contabilidade: a falta de comunicação adequada com o contador pode acarretar erros, multas e sanções;
Planejamento inadequado dos custos: alguns empreendedores ainda fazem esboços de custos muito simplórios, que se revelam distantes da realidade posteriormente. Isso pode ter impacto profundo nas finanças da empresa;
Misturar contas pessoais e da empresa: esse tipo de erro é comum para empresas que estão começando, mas deve ser evitado a todo custo;
Não usar a tecnologia: se você ainda recorre ao papel, está perdendo tempo e, possivelmente, dinheiro;
Não buscar ajuda: nem sempre dá para resolver tudo sozinho. Por isso, se tiver problemas com as finanças da empresa, converse com seu contador.
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Depois de conhecer alguns dos principais erros ao cuidar das finanças, que tal descobrir como encarar esses problemas?
Ferramentas para administrar as finanças da empresa
Felizmente, a tecnologia trouxe uma infinidade de ferramentas para poupar tempo e dores de cabeça aos gestores em suas tarefas financeiras diárias.
Aqui estão algumas soluções que podem acelerar o controle do dinheiro:
Planilhas
As planilhas são ótimas ferramentas para gerenciar as finanças de pequenos negócios.
Elas permitem armazenar, compartilhar e atualizar facilmente dados do fluxo de caixa mensal e diário, projeção de receitas, contas a pagar e receber, cotações, custos, entre outros.
A simplicidade dessa ferramenta permite que você acompanhe o progresso da sua empresa com facilidade.
E, dependendo da configuração do seu negócio, dá para implementar funções e integrações que turbinam ainda mais as planilhas.
Uma boa dica é investir nas planilhas online, que podem ser acessadas de qualquer dispositivo, são fáceis de atualizar e contam com recursos poderosos de compartilhamento e colaboração.
Software de gestão financeira
As planilhas são um passo importante, mas talvez você já esteja em uma fase mais avançada, a do software de gestão.
Essa solução é adequada todas empresa ajudando a gerenciar contas a pagar, contas a receber, gerenciamento de caixa e controle de pedidos, por exemplo.
Dependendo do software escolhido, é possível integrá-los a outros aplicativos de negócios, como CRM, folha de pagamento ou sistemas de faturamento de notas fiscais.
Algumas alternativas à disposição são online e integram várias áreas da empresa, passando pela emissão da nota, fluxo de caixa, conciliação bancária, estoque, faturamento e até comunicação direta com a contabilidade.
Se familiarize com conceitos e termos técnicos
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Conhecer conceitos e termos técnicos do mundo das finanças é outro passo importante para conseguir tomar decisões acertadas e obter bons resultados no setor.
Para os empresários encarregados em gerenciar de pequenas empresas, é muito comum ter que desempenhar diversos papeis. Isso acaba exigindo o domínio de conceitos de múltiplos setores. Veja a seguir alguns conceitos que você deve dominar para ter um bom desempenho no gerenciamento do setor financeiro.
→ Faturamento
Diz respeito à soma de todos os valores arrecadados por uma empresa através da comercialização dos seus produtos ou serviços. Faturamento é sinônimo de receita bruta.
→ Contas a receber
Montante de capital que os clientes devem para a empresa.
→ Contas a pagar
Montante de capital que a empresa deve a seus fornecedores.
→ Ativos
Os ativos são basicamente tudo que uma empresa possui, o que vai desde os ativos tangíveis que são os equipamentos, a estrutura física, o dinheiro em caixa, entre outros, até os ativos intangíveis como direitos autorais, patentes, valor da marca etc.
→ Passivos
São as dívidas que a empresa tem responsabilidade em liquidar no curto, médio ou longo prazo.
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→ Balanço Patrimonial
O balanço patrimonial mostra a situação financeira da empresa, o que inclui os ativos, passivos e o patrimônio líquido.
→ Demonstração do resultado do exercício
É um relatório que lista as receitas, despesas e o lucro líquido de um determinado período.
→ Depreciação
A depreciação é a diminuição do valor de um ativo imobilizado (veículos, máquinas, imóveis, equipamentos, instalações etc.) ao longo do tempo decorrente do desgaste ou da obsolescência. A taxa de depreciação de computadores, por exemplo, é de 20% ao ano. Isso quer dizer que este tipo de ativo perde 20% do seu valor a cada ano que passa. E que no final de 5 anos, é provável que ele tenha que ser substituído.
→ Despesas fixas
São despesas que não são afetadas pela flutuação das vendas ou do volume de produção, por exemplo o aluguel, os salários etc.
→ Despesas variáveis
Estão vinculadas ao processo produtivo da empresa e variam conforme as diminuições ou aumento das vendas. Podem ser considerados custos variados a energia elétrica matéria-prima, comissões de vendedores etc.
→ Despesas acumuladas
São despesas declaradas, mas que ainda não foram pagas.
→ Investimento
Valor que será despendido com uma expectativa de lucro futura como por exemplo, compra de máquinas e equipamentos, ampliação da estrutura física etc.
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→ Fluxo de caixa
É um instrumento que permite acompanhar a movimentação financeira da empresa em um determinado período.
→ Capital de giro
Capital necessário para financiar as principais operações da empresa, como as despesas operacionais, aquisições de matéria-prima, financiamento de clientes em compras feitas no prazo etc.
Conclusão: a importância da gestão financeira dentro da empresa
Dar ao departamento financeiro a devida importância, enxergando o gerenciamento das finanças como algo estratégico para a empresa e não apenas como o setor encarregado dos cálculos e pagamentos pode elevar seu negócio a outro patamar.