5 Dica de rastreamento de equipamentos locados.

Você tem dificuldade para rastrear o seus equipamentos de aluguel com eficácia? Pode ser uma tarefa tediosa sem as ferramentas e métodos certos, sem mencionar o risco de imprecisões e erros. As apostas são altas quando se trata de rastrear seus bens mais valiosos, seu equipamento.

A coordenação de todos os seus equipamentos requer acesso a informações importantes. Usar métodos manuais tradicionais ou mesmo planilhas para rastrear seu equipamento de aluguel não é eficiente. Isso o deixa vulnerável a erros humanos, custos maiores e, no pior cenário, até mesmo perda de equipamento.

Para tornar seu dia de trabalho um pouco mais fácil e ajudar com um rastreamento eficiente, aqui estão cinco práticas recomendadas essenciais para rastreamento de equipamentos de aluguel.

1. Faça auditorias de inventário regulares

  • Realize auditorias de inventário regulares para ter uma conta precisa de seus ativos. Se você estiver usando métodos manuais, na maioria das vezes, o que você acha que tem guardado não é realmente a quantidade correta. Talvez sua lista de equipamentos seja estática e não seja atualizada há algum tempo. Ou, muito provavelmente, existem algumas discrepâncias aqui e ali devido a erro humano.  
  • Você precisa garantir que sua lista de inventário de equipamentos seja:
  • Completo: inclui todos os equipamentos que você possui.
  • Preciso: fornece informações abrangentes, como quantidade, localização, status de manutenção de todos os equipamentos.
  • Atualizado: sempre reflete todas as alterações em seu inventário.

2. Escolha um método de rastreamento 

Depois de ter uma lista precisa do inventário, você precisa descobrir como organizar e rastrear seu equipamento. Vejamos os diferentes métodos que você pode usar. O equipamento de aluguel pode ser dividido em três grandes categorias que precisam ser rastreadas de forma diferente:

Equipamento rastreável: esta categoria inclui ativos que você precisa rastrear individualmente, como veículos, equipamento fotográfico, laptops etc.

Estoque em massa: esta categoria trata do rastreamento de grandes quantidades com mais eficiência. Por exemplo, um estoque de 100 cadeiras. Você não vai rastrear cada cadeira individualmente, mas vai rastrear a quantidade total de cadeiras alugadas e devolvidas.

Consumíveis: esta categoria inclui itens que não serão devolvidos depois de alugados, como garrafas de água. Você não precisa controlar se eles foram adicionados de volta ao sistema. No entanto, você deseja um registro preciso da quantidade disponível para que possa reabastecer seu estoque conforme necessário.

3. Escolha métodos de identificação eficazes

Escolha um sistema de identificação de itens que seja fácil e confiável. Não existem regras definidas e você pode simplesmente escolher um método que funcione melhor para sua empresa.

Por exemplo, muitas locadoras usam o número de série de um ativo para identificá-lo. No entanto, é possível que dois ativos tenham o mesmo número de série. Você pode contornar este problema atribuindo números de identificação de ativos exclusivos ao seu inventário

Outra boa prática é adicionar prefixos lógicos, como as iniciais da empresa de seus fornecedores. Se desejar que o identificador exclusivo seja facilmente compreensível, você também pode adicionar abreviações do nome do modelo.

4. Identifique todos os equipamentos

Etiquetas de ativos duráveis ​​são outra prática recomendada para rastrear equipamentos. Quase todos os equipamentos que você possui podem ser marcados. Pense no tipo de etiqueta de equipamento que você usará. Por exemplo, uma etiqueta permanente pode resistir a qualquer ambiente em que o equipamento seja usado.

Você pode adicionar códigos de barras às etiquetas do seu equipamento. Isso permite que você dê a cada ativo uma identificação única. Você pode então localizar com precisão a localização do ativo e manter um registro preciso e atualizado de programações de manutenção, histórico de uso e muito mais, tudo digitalizando o código de barras.

Se você estiver usando etiquetas de equipamentos junto com software de rastreamento de equipamentos de aluguel, também poderá desfrutar de maior visibilidade do equipamento. Isso, por sua vez, diminui as despesas gerais e reduz as chances de roubo ou perda de equipamentos.

5. Use o sistema de rastreamento de equipamento de aluguel correto

Os métodos de rastreamento manual são complicados e sujeitos a erros. Integre-se com um software robusto de rastreamento de equipamentos de aluguel para dar à sua empresa a vantagem de automação e registros precisos.

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